Reconsiderar la opinión de los empleados: más allá de las encuestas tradicionales

Tu encuesta de compromiso dice que el equipo está funcionando bien. Dos meses después, un empleado está de baja prolongada, otro se ha desvinculado silenciosamente y un tercero presenta su renuncia. Eso no significa que los datos no fueran precisos, pero puede indicar una falta de profundidad.

Esta brecha entre el compromiso percibido y lo que realmente ocurre sobre el terreno es cada vez más difícil de ignorar. Los equipos de RR. HH. se ven presionados para mantenerse al tanto del estado de ánimo de los empleados y tomar decisiones oportunas y fundamentadas. Sin embargo, las herramientas básicas en las que se han basado (encuestas anuales, sondeos trimestrales) no se diseñaron para el ritmo de cambio actual.

Un informe de Gartner de 2023 reveló que solo el 16 % de los empleados cree que los resultados de las encuestas conducen a cambios significativos. Y los datos de Gallup muestran que las organizaciones con un alto nivel de compromiso de los empleados experimentan un 81 % menos de absentismo, pero las encuestas tradicionales siguen pasando por alto los primeros indicios de desmotivación.

Por qué las encuestas tradicionales están perdiendo terreno

A medida que aumentan las expectativas en materia de estrategia de personal, la confianza en las herramientas de encuesta tradicionales se va desvaneciendo. Las tasas de respuesta están disminuyendo, los comentarios carecen de matices y los datos llegan demasiado tarde para poder actuar en consecuencia. Incluso cuando la participación se mantiene estable, a menudo no está claro cómo —o si— esa información está marcando una diferencia.

Aquí es donde los enfoques tradicionales se quedan cortos:

• Fatiga por la retroalimentación: los empleados sienten que se les pregunta constantemente, pero que en realidad no se les escucha. Las encuestas repetidas con pocos resultados visibles provocan desilusión. Cuando la retroalimentación no se traduce en cambios, la participación disminuye y el escepticismo aumenta. Con el tiempo, los empleados pueden desvincularse por completo del proceso.

• Formatos genéricos: Las preguntas estandarizadas no tienen en cuenta el contexto específico de cada función y equipo. Las preguntas estandarizadas no tienen en cuenta el contexto específico de cada función y equipo. Un enfoque único para todos puede captar el sentimiento general, pero no refleja las diversas presiones y realidades a las que se enfrentan los diferentes equipos. Sin segmentación, los resultados carecen de los matices necesarios para tomar medidas específicas.

• Visibilidad retrasada: cuando se procesan los datos de la encuesta, las condiciones ya han cambiado. En entornos que evolucionan rápidamente, la demora en la retroalimentación limita la capacidad de RR. HH. para intervenir de manera significativa. Como resultado, la oportunidad para abordar los problemas antes de que se agraven a menudo se cierra antes de que los líderes vean los datos.

Según Deloitte, el 74 % de las organizaciones siguen basándose principalmente en encuestas anuales para evaluar el compromiso, a pesar del amplio consenso sobre la necesidad de obtener información más frecuente y matizada.

Las encuestas siguen teniendo su lugar, pero como parte de una estrategia más amplia que refleje cómo funcionan hoy en día el trabajo y los equipos.

El cambio hacia sistemas de escucha más inteligentes

Los equipos de recursos humanos están ampliando su conjunto de herramientas. Están adoptando sistemas más inteligentes que:

• Captura señales de forma constante, en lugar de depender de instantáneas ocasionales.
• Reúna comentarios subjetivos e indicadores operativos.
• Facilite una interpretación y una actuación más rápidas en todos los niveles de la organización.

A veces, no se trata de hacer más preguntas, sino de obtener información más valiosa, que se proporcione a tiempo para tomar decisiones.

Cómo es una mejor escucha

Para pasar de una recopilación de comentarios reactiva a una visión proactiva y consciente del contexto, los responsables de RR. HH. necesitan herramientas que:

1. Haz que los registros sean fluidos y sostenibles
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   Los comentarios no deberían parecer otra tarea más. Las herramientas más nuevas se integran en las rutinas, en lugar de interrumpirlas. La participación mejora cuando los comentarios parecen tener un propósito. Las herramientas más nuevas pueden integrarse en las rutinas en lugar de interrumpirlas. La participación mejora cuando los comentarios parecen tener un propósito y no requieren mucho esfuerzo. Por ejemplo, algunas plataformas incorporan breves reflexiones en los flujos de trabajo o reuniones existentes, o pasan de los comentarios basados en texto a los comentarios de voz.
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2. Revela patrones, no solo preferencias
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   Ir más allá de las puntuaciones significa comprender cómo las personas se enfrentan, se adaptan y responden a su entorno. Las reflexiones estructuradas, las señales de comportamiento y las opiniones a nivel de equipo ofrecen esta profundidad. Según Culture Amp, 1 de cada 3 empleados no se siente cómodo dando opiniones sinceras a través de las encuestas tradicionales. Las señales contextuales son esenciales para llenar estos vacíos.
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3. Convierta la información en acción en el nivel adecuado
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   Ya sea un gerente que ajusta las cargas de trabajo o un departamento de RR. HH. que perfecciona un programa, los datos oportunos permiten llevar a cabo las acciones necesarias. Esa capacidad de respuesta refuerza la confianza en el propio sistema. Un estudio realizado por Glint reveló que las empresas que actúan en función de los comentarios de los empleados en el plazo de un mes desde su recopilación experimentan un aumento del 12 % en las puntuaciones de compromiso.

La tecnología está cambiando el panorama auditivo.

Las plataformas emergentes están proporcionando a RR. HH. la capacidad de escuchar de nuevas formas. Con herramientas diseñadas para obtener información rica en contexto y en tiempo real, los equipos de recursos humanos pueden:

• Realiza un seguimiento de los cambios en la motivación, el estrés o el riesgo de agotamiento en diferentes puestos o departamentos.
• Evaluar el efecto de la incorporación, la formación o los cambios en las políticas a medida que se producen.
• Identifique patrones antes de que aparezcan en métricas rezagadas como el desgaste o la falta de compromiso.

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Esta nueva generación de herramientas suele ir más allá de las encuestas estáticas. Pueden basarse en la autorreflexión estructurada, integrar señales pasivas o utilizar análisis para destacar tendencias, todo ello sin sobrecargar a los equipos con más tareas administrativas.

En lugar de basarse únicamente en respuestas escritas, algunos de estos sistemas utilizan breves reflexiones verbales u otros métodos sencillos para recopilar datos. A continuación, esa información se transforma en información estructurada sobre el rendimiento de los empleados en aspectos clave del bienestar, sin necesidad de rellenar largos formularios ni de esperar a que se elaboren informes.

Qué significa esto para la estrategia de RR. HH.

Para liderar en el entorno actual, RR. HH. necesita una estrategia de escucha que sea:

• Contextual, reflejando las realidades del equipo, las funciones y la carga de trabajo.
• Continuo, para detectar tendencias antes de que se conviertan en problemas.
• Creíble, por lo que los empleados confían en que compartir conduce al progreso.

Las encuestas no han quedado obsoletas, pero por sí solas ya no son suficientes. Los equipos modernos de RR. HH. están creando sistemas de escucha por capas que combinan la información tradicional con datos más inteligentes y en tiempo real.

Porque ya no basta con recopilar opiniones. Ahora la ventaja reside en saber cómo y cuándo actuar en consecuencia.

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